Antena

(P) 5 motive pentru care firmele aleg să externalizeze arhivarea documentelor

În contextul actual, companiile sunt tot mai preocupate de respectarea cerințelor legale, de optimizarea spațiului fizic și de eficientizarea accesului la informații. Externalizarea serviciilor de arhivare a devenit o soluție tot mai populară în rândul firmelor din România, indiferent de domeniul de activitate. Iată cinci motive concrete pentru care externalizarea arhivării reprezintă o alegere strategică.

de Redactia Observator

la 10.06.2025 , 14:33

(P) 5 motive pentru care firmele aleg să externalizeze arhivarea documentelor

1. Respectarea legislației în vigoare

Una dintre cele mai importante obligații ale firmelor este conformarea cu prevederile Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996. Aceasta stabilește termene clare de păstrare a documentelor în funcție de tipul lor: documentele de personal trebuie păstrate timp de 75 de ani, cele contabile între 5 și 10 ani, iar cele juridice, de înființare a unei societăți — permanent. Arhivarea profesională asigură o evidență clară a acestor termene în vederea organizării eficiente a fondului arhivistic. Prin colaborarea cu firme specializate, companiile evită riscul amenzilor și al pierderii de informații esențiale.

2. Reducerea costurilor și a spațiului necesar

Articolul continuă după reclamă

Gestionarea arhivei în regim propriu presupune costuri directe și indirecte semnificative: spațiu de depozitare, mobilier special, personal dedicat și sisteme de siguranță. Prin externalizare, firmele reduc considerabil aceste costuri și eliberează spațiu valoros în sediile lor. De asemenea, serviciul de arhivare documente în centre specializate presupune condiții optime de păstrare, cu protecție împotriva incendiilor, umezelii și degradării.

Pe acelaşi subiect

3. Acces rapid și sigur la documente

Un alt avantaj major al externalizării este accesibilitatea crescută. Timpul de răspuns este rapid: pentru documentele în format electronic (scanate, pe email), termenul de eliberare este de 2 ore, iar pentru cele fizice (trimise la sediul companiei), de 24 de ore. Procesul de scanare și retrodigitizare include conversia documentelor în format digital și atribuirea unui identificator unic, ceea ce permite o căutare eficientă și acces controlat în funcție de drepturile utilizatorilor. Odată scanate și indexate, documentele pot fi consultate ușor în format digital, prin platforme cloud securizate.

4. Siguranță crescută pentru datele confidențiale

Companiile de arhivare investesc constant în tehnologii de securitate și procese conforme cu standardele legale. Datele sunt criptate, accesul este controlat și există măsuri clare pentru prevenirea pierderii sau deteriorării documentelor. De asemenea, pentru anumite tipuri de documente, cum ar fi contractele sau actele juridice, se recomandă să fie utilizată semnatura electronica calificată. Aceasta garantează autenticitatea și integritatea documentelor și este obligatorie în cazul arhivării electronice legale, în conformitate cu reglementările UE și naționale.

5. Gestionarea eficientă a ciclului de viață al documentelor

Externalizarea arhivării nu înseamnă doar depozitare, ci și gestionarea întregului ciclu de viață al documentelor: de la preluare, indexare, stocare și consultare, până la selecționare și distrugere. După expirarea termenelor legale de păstrare și obținerea avizului de la Arhivele Naționale, este permisă etapa de distrugere documente. Aceasta se face în mod controlat, urmată de eliberarea unui proces-verbal și cu respectarea tuturor cerințelor legale, asigurând astfel protejarea informațiilor sensibile și respectarea confidențialității.

Externalizarea arhivării oferă multiple avantaje care depășesc simpla stocare fizică a documentelor. Aceasta este o alegere strategică pentru firmele care doresc să-și optimizeze procesele interne, să respecte legislația în vigoare și să se concentreze pe activitățile de bază, în timp ce specialiștii în arhivistică se ocupă de gestionarea profesionistă a documentelor.